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檔案盒小知識分享

2022-07-06 09:53:42

作為辦公室工作者,每天需要接觸大量的文件,這些文件中有的僅僅是工作過程資料,工作任務結束即可銷毀,因而只需短暫保管,有的則是企業管理過程中輸出的重要文檔,需要長期乃至永遠保存。那么面對市場上形形色色的文件盒,我們該如何選擇檔案盒呢,為什么檔案室存放的檔案都是用紙盒子裝的呢?這里面也是有知識的呢。今天今日文具就帶大家了解一下我們每天都要接觸的文件盒吧。


目前我們非常常見的文件盒從材質上可分為塑料文件盒、紙質文件盒兩種。


塑料文件盒具有外表美觀、不易變形、防水性能好、使用方便等優點,因此更受大家歡迎,但是塑料材質本身具有易老化的缺點,因此塑料文件盒更適合用來保存短期存放的文件。


紙質文件盒又可分為普通紙與無酸紙兩種,那么什么是無酸紙呢?紙張的含酸量是其使用壽命的指標。它可以用0(酸性,表示紙張的使用壽命非常短)-14.0(堿性,表示紙張使用壽命很長)之間的PH值來測量。隨著使用年限的增長和在日光和空氣中曝光的次數增多,任何一種紙張的酸性也會隨之增強。無酸就是指紙張的PH值為7.0(中性)或更高(堿性),在正常的使用和保存條件下,無酸紙的使用壽命可以達到200年左右。舉例來說,我們每天看的報紙就是用無酸紙做的,如果能小心的保存,那么這種紙大概能達到20年的使用壽命,但是如果把他暴露在日光和空氣中,那么他也許只能保存幾個星期。無酸紙檔案盒就是用PH值在7.0-8.5之間的紙做成的檔案盒。從外觀上來看,兩者很容易混淆,看起來都是牛皮紙的,但是實際上兩者是有差別的,


檔案盒知識


用紙:


普通紙檔案盒:用做一般紙箱的箱板紙,約250克(嚴格意義上說并不是牛皮紙)。


無酸紙檔案盒:用340克無酸紙雙裱而成,有防蟲,防霉的特性。


厚度:


普通紙檔案盒:箱板紙約250克,雙裱后月0.7毫米。


無酸紙檔案盒:雙裱后680克的無酸紙厚度約1毫米。


顏色及平整度:


普通紙檔案盒:顏色土黃不均,色差大,表面粗糙。


無酸紙檔案盒:顏色均勻,色淡,紙張表面光潔平整。


訂做:


普通紙檔案盒:只能選擇固定封面格式的,表面印刷有“檔案盒”三個字。


無酸紙檔案盒:可根據要求印刷制作不同規格。


普通紙檔案盒的優勢在于價格低廉,利于節約成本。


檔案是對某件事或某個人的經歷過程的記錄,是為了方便以后查閱,保存期限一般都在十年以上,所以要加強其保管工作,目前在檔案保管工作中遇到很多問題,如出現紙張老化、字跡模糊、檔案蟲害等,損壞了不少重要的檔案,無酸紙檔案盒解決了這一難題,它可以長期存放不發霉變質,還可以防蟲害,這也是國家檔案局推廣使用的檔案盒類型。


今天了解了檔案盒知識,大家以后在移交檔案時,不會在納悶為什么要大家換盒子了吧。


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