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臺山市今日文具塑品有限公司

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檔案文件歸檔整理內容和方法

2021-07-30 14:19:21

檔案文件歸檔是為了使檔案有序化、條理化,對檔案管理工作有著重要的意義,整理內容主要包括劃分排列、檔案立卷、案卷排列和編號、編制目錄等。

檔案文件歸檔整理方法:

整理時應按照文件的形成規律,使檔案文件之間保持關聯,文件之間的這種關聯既能反映出檔案文件的內容,同時也符合我們查找使用檔案時的便利,為檢索提供方便。所以,在進行歸檔整理時,應按照文件的形成規律,保持檔案文件之間的聯系。

檔案文件歸檔時應按不同價值進行區分,并按檔案的價值性劃定不同的保管期限,便于保管和利用,這是歸檔整理的基本原則,也是檢驗歸檔文件整理的標準。

定期對檔案文件進行檢查,檔案室應做好防火、防潮、防塵、防蟲、防高溫等措施,使檔案文件能在適宜的條件下進行存放。檔案文件一般是放在檔案盒內進行歸檔保存,目前的檔案盒多采用無酸紙制作,可以使檔案文件長期存放不變質、不褪色,同時還具有防蟲防霉的特點。

檔案盒

文書檔案歸卷的流程一般為:做好歸卷的準備工作、收集文件、歸入卷夾。文書檔案歸卷的重要性是保證文件收集齊全,將一些密切關聯的文件組合在一起,便于保管和利用。平時歸卷過程中,可以對已符合立卷條件的文件先行立卷。歸檔文件應按照件號的先后順序放入檔案盒。

裝盒時可按分類方法,將類別不同的歸檔文件裝進不同的卷盒中,即:不同年度的文件不能放入同一個檔案盒內;不同保管期限的文件也不能放入同一檔案盒。裝盒時要按照文件厚度選擇合適的卷盒,裝盒時不能使文件彎曲和受損,封面書寫要明解概括簡要。

臺山市今日文具塑品有限公司是一家集設計、開發、生產、銷售、服務為一體檔案盒廠家,主要生產文件夾檔案夾快勞夾活頁夾,資料夾,資料冊,檔案盒,紙類文件夾PP文件夾PVC孔夾等三大類數百個品種的辦公文具用品。如需要各種類型的檔案盒敬請聯系我們哦,我們也可以檔案盒定制單,滿足企業需求。

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